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本文节选自少数派编辑部出品的《Power+,你的生产力补给包》栏目。
本文来自少数派,作者Hum,36氪经授权转载
这篇文章完成的是这样一个半自动化的文件整理、传递和归档的流程:
1.收集 + 处理:不管哪个文件夹出现了 PDF,都打上「未读」的标签,再改成特定的文件名格式,发送到指定的,与其它设备同步的,Inbox 文件夹;
2.阅读 + 批注:在 iOS 上不制造混乱多余 Copy 地批注 PDF;
3.阅读批注后将 PDF 存到 DEVONThink To Go 这样的文件管理工具里。
最终结果是,工作用的 PDF(以及类似文件)必然会出现在指定的位置(类似于 Inbox 文件夹),随后你可以在最合适的设备上对其进行批注,最后把它保存到最合适管理文件的工具里,使 Inbox 文件夹长期保持清爽。
用标签整理 PDF 的一个简单思路
少数派的知乎私家课的第 10 讲《为什么应该用 PDF 取代纸质文档》里,作者 @Sainho93 提出了一个基本整理的思路:以项目为文件夹来存放 PDF 文件,用标签标记 PDF 的属性或状态,来作为一种贯穿文件夹的形式组织文件。
这个标签来整理的思路对我来说很受用。因为 macOS 上的标签非常基础,又特别强调颜色,导致我使用的时候要考虑它的颜色属性,又不能用过于复杂的层级。于是我之前的复杂标签思路在 macOS 上并不适用,一直以来我都没有拿捏好到底如何利用 Mac 上的标签。但用 Sainho 的思路,我们不需要复杂的标签,标签只用于表示 PDF(或各种文件) 的某种状态即可。
比如,可以利用 macOS 的标签来将「未读」的 PDF 给标记出来:
标记为未读的 PDF 文件
这样一来,无论是 iOS 还是 macOS,都可以通过一个标签打开所有未读的 PDF。
这一点在 iOS 的「文件(Files)」这个应用里更加明显——在 Files 中的「最近使用(Recents)」这个分栏里,最顶层的是「最近使用(Recents)」,第二层是「共享文稿(Shared)」,而第三层开始就是标签了:
iOS「最近使用」界面
从这个界面也可以看出苹果是很希望我们把标签用起来的。
使用 iCloud Drive 整理文件
在这个地方我要提前建议大家使用 iCloud Drive 完成这个流程,因为 iCloud Drive 在苹果环境下有得天独厚的优势。其中最大的优点是能够将文件离线保存到本地后,后台上传。什么意思呢?
当我们在 iOS 设备上下载一个文件,想把它同步到云端,我们的做法是什么?是手动上传。如果没有网或网络环境不理想呢?一般的云服务你连目录都读不出来,但 iCloud Drive 是本地的,所以你完全可以在任何网络状态下把一个文件放到它应该存在的文件夹。这就是把文件离线保存到本地。
第二个优点——后台上传。在我们把文件离线保存到本地之后,也只有 iCloud Drive 可以在有网络环境的时候默默地把刚才放进来的文件上传,其它的都要手动处理不说,上传完之前都保持前台运行我才能安心。
所以如果是纯苹果环境,尤其是办公环境移动化的人,非常建议用 iCloud Drive 来同步文件,另外建议开启 「桌面(Desktop)」 和 「文档(Document)」 这两个文件夹的同步。我们后面还会说一些其它的技巧。
最后,至于稳定性,我人在日本,iCloud Drive 在我的设备上表现得很稳定。而国内用户,随着苹果将国区 iCloud 服务器迁移至云上贵州,稳定性应该也有所提升。
在 Mac 上将这个流程自动化
言归正传,接下来要用自动化的流程来给 PDF 做搬运和打标签。
刚才说了我建议在 iCloud Drive 里开启「桌面」和「文档」的同步,在这个流程里,我就在 Document 里建了一个名为 「PDFs」的文件夹,它相当于一个 PDF 的收件箱,你拖拽到桌面的 PDF 也好,下载到「下载」文件夹的 PDF 也好,都会被带上标签,发送到这个文件夹里,这就解决了 PDF 文件乱的问题。
文件被自动从桌面移动到了 PDF 文件夹
这里我使用的工具是 Hazel,规则是这样的:
Hazel 规则
通过这个规则,我们会把文件标上「未读」,然后会把文件加一个时间前缀,最后把它移动到「PDFs」这个文件夹。
在 iOS 上将这个流程自动化
在 iOS 上我们也经常需要接收和保存 PDF 等类型的文件,这时候我们同样可以把这些文件放到指定的文件夹(比如「文稿」文件夹),如果有网络的话,PDF 文件会 iCloud 直接上传到家里处于屏幕睡眠的的 iMac 上,这时 Hazel 就会暗自启动,在 Mac 上完成自动化,结果会很快同步回 iOS 设备。
把文件保存到 Desktop:
把文件保存到 Desktop
文件改名后带着标签同步到了 PDFs 文件夹:
文件改名后带着标签同步到了 PDFs 文件夹
当然如果图简单,或者不追求有没有「未读」这个标签,可以直接把 PDF 文件存在「PDFs」这个文件夹里。
在 iOS 上批注 PDF
能在 iOS 上批注 PDF 是将 iOS 设备做进这个流程最大的初衷,iPad Pro + Apple Pencil 在批注 PDF 的体验实在出众。
在 PDF 批注工具的选择上,我推荐的是有 Document Picker 的 PDF 应用,因为只有这种应用,可以在原位置对 PDF 进行批注,而不必把一份 PDF 文件从 Files 中导入到自己的库里,变成两份文件。这种导入库的做法我个人很不喜欢,很容易搞得哪里都是重复文件,最后不知道哪个文件是最后使用的。
PDF Expert 是支持 Document Picker 的,打开底栏的「服务」标签也,选择顶部的「iCloud Drive」,就能直接进入文件中的「最近使用」:
在 PDF Expert 里使用 Document Picker
随后选择任何一个文件就可以直接开始批注,批注后这个批注结果会保存在 iCloud Drive 里,可以直接在 iCloud Drive 里看到批注后的结果,用其它任意 PDF 批注工具打开也能看到这个批注的结果。
将处理完的 PDF 放到 DEVONThink To Go
现在,我们已经把没有处理的 PDF 收集在了一起,然后进行了批注等处理。那么,处理完的 PDF 应该放到哪归档成了另一个问题。
我们可以把它放到某个 Mac 上的文件夹里,但是我个人又认为同步是个很重要的需求。因为我偶尔会查我自己写过的东西,比如《Fantastical 的自然语义》、《OmniFocus 的 URL Schemes》等等,包括我研究过的不同应用的 URL Schemes 文档页,我也都会保存,这些东西我肯定是希望能够在 iOS 里也可以触手可及的。
那么把这些文件放在「文稿」文件夹怎么样呢?这是个不错的办法,iCloud 的容量价格也不贵。不过和 Mac 上的文件夹对比,我还是选择了 DEVONThink To Go 这样的文件管理工具,除了一早就在用之外,还在于整理更灵活以及搜索功能。
我一直都觉得纯文件夹系统限制很大,不如「文件夹+标签」来得灵活,尤其是对于各种学习资料很多的人。除此之外,DEVONThink 的按关联度排列搜索结果也是我选择它的一个原因。
DEVONthink 搜索界面
总结
通过以上流程,我想我画出了一个粗略的在苹果环境下处理文件的框架:
  • 为了让未处理的文件自动归于一处,使用自动化工具移动其位置,并为其打标签;
  • 为了将未处理的文件在 iOS 上更容易处理并触手可及,使用 iCloud Drive 同步;
  • 为了不制造多余的 Copy 并把批注结果保存,使用支持 Document Picker 的 PDF 批注工具;
  • 为了同步、整理和搜索,使用更专业的文件管理工具来归档文件。

在整篇文章里提到的工具中,除了 iCloud Drive 得天独厚的优势之外,其它工具应该都是可以被替代的。而且我现在使用的方法和思路也未必就是最效率的,只是到这个程度我目前就觉得很顺手了,没有再继续精进。同时它也未必仅限于 PDF 文件,这个思路应该可以作用到任何一种文件形式,这里只不过是以 PDF 来做例子。
所以,你可以用你喜欢的工具,继续优化流程,我也期待着你的分享。
本文经授权发布,不代表36氪立场。如若转载请联系原作者。


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共 0 个关于本帖的回复 最后回复于 2018-3-31 23:22

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